מי שמעוניין לבצע תכנית שינויים לתוספות בנייה בדירה או במבנה, אמור לבצע כמה פעולות בהתאם לחוק במקרה זה.
הבקשה הרשמית מוגשת על ידי מהנדס, הנדסאי בניין או אדריכל בהוד השרון והיא כוללת מסמכים נלווים כמו חישוב אחוזי הבנייה, ההקלות המבוקשות, הגדרת השימוש במבנה, מידע על חומרי הגלם אשר ייעשה בהם שימוש ועוד.
יש להוסיף לבקשה נספחים כמו נסח טאבו, תוכנית אדריכלית של השטח אשר בו מבקשים לבצע שינויים, מידע והסברים על התוכנית המוצעת, רישום של הבית המשותף ומסמכים רלוונטיים נוספים.
הבדיקה הטכנית
בתחילת הדרך מתבצעת בדיקה טכנית ראשונית לבקשה. מי שבודק את התיק מוודא כי כל המסמכים הוגשו ואם כן התיק מועבר לוועדה. אם קיימים חוסרים, מבקשים להשלים אותם ורק לאחר שהושלם כל המידע בתיק, אפשר לדון בבקשה.
בדיקת הגורם המוסמך – מהנדס
מהנדס הוועדה הוא בר הסמכא לקבל החלטה אם הדרישה עומדת בתקנות ובדרישות החוק. אם תשובתו היא חיובית, התיק יועבר לוועדה המקומית לאחר שהתווספה לו ההמלצה של המהנדס להעניק היתר בנייה.
אם ההחלטה שלו היא שלילית עקב אי העמידה בדרישות, הלקוח מקבל תשובה שלילית הכוללת נימוקים שהובילו להחלטה זו.
במידה והדברים לא מובנים לו, הוא פונה ללקוח או אל חברת לבנות בשקט האחראית לפרויקט, ומבקש הבהרות או תיקון התוכניות כדי שיוכל לקדם את האישור .
פרסום הבקשה בעיתון
על פי החוק כל מי שמבקש הקלה לפרסם הודעה זו בשלושה עיתונים שבועיים, שניים ארציים ואחד מקומי בשפה בה מדברים בסביבה זו. בנוסף לכך יוצב שלט על כך במקום בולט וכל השכנים בעלי המגרשים הסמוכים יקבלו מכתב על כך באמצעות דואר רשום. מי שמתנגד לכך פונה לוועדה.
דיון בוועדה המקומית
בהתאם לממצאים, הוועדה המקומית דוחה או מאשרת את הבקשה. אפשרות נוספת היא לאשר בתנאי שיבוצעו פעולות מסוימות ולאחר ביצוען יתקיים דיון נוסף.
אם התשובה היא חיובית, הלקוח ישלם את האגרות וההיטלים בגין ההיתר אשר תוקפו שלש שנים.
החל משנת 2017 כל נושא זה מתבצע תוך פרק זמן קצר, במקסימום תוך ארבעים וחמש יום.